Tujuan utama pembuatan MYKD adalah untuk memberikan klarifikasi, penjelasan, atau instruksi terkait dengan suatu hal secara rasmi dan tertulis. Dokumen ini juga dapat berfungsi sebagai bukti tertulis terkait dengan suatu komunikasi atau keputusan yang telah dibuat.Semua wakil ahli Jawatankuasa Pertubuhan Belia hadir dan petugas memberikan penerangan bagaimana untuk membuat laporan yang perlu dihantar kepada ROY. Disamping itu, dapat memberikan ilmu pengetahuan bagaimana membuat pelaporan yang formal kepada semua peserta yang hadir.